Søk
  • Sidsel W. Storaas

3 ting du må ha på plass for å bli en suveren virksomhet!


Jeg tipper at i deres virksomhet har dere noen rutiner og regler som alle, mer eller mindre, følger. Dere har en måte å omgås hverandre på og en «tone» dere imellom som gjør det enten veldig moro eller ikke fullt så moro å gå på jobb. Og det skjer uventede og plutselige saker som bare må håndteres.


Men jo større virksomheten blir og jo flere folk vi har med som skal jobbe sammen, jo mer behov har vi for å bli enig og jobbe sammen sånn cirka på samme måte. Noen oppgaver er vi helt fri til å gjøre slik vi selv ønsker, mens andre må vi gjøre likt.


For å bli virkelige gode på det vi gjør, suverene, må vi ha kontroll på tre elementer.

Det ene er struktur, som er alt vi kan skrive ned og dokumentere i form av regler og krav, prosesser, prosedyrer, sjekklister og andre retningslinjer som vi har funnet frem til for å skape verdi for kundene våre og ta ned risiko fra omgivelsene som vi har kartlagt gjennom å ha fingeren på pulsen og et stødig blikk på vår kontekst.


Noe er frivillig, noe er obligatorisk. Det kan være lover og forskrifter, IT-systemer og programvare som vi bruker på en ensartet måte. Det er planer som kommer ut av strategien, til dels også kvalitetspolitikken – altså det som vi lover kundene og omverden.


Det andre hovedelementet er kulturen - som vi også kan dokumentere - i et kulturelt rammeverk. Ikke alltid like enkelt å sette ord på, men det er ulike tema som hensikten vår – svaret på hvorfor vi eksisterer og visjonen vår – billedgjøringen av vårt endelige mål som vi kommer til når vi oppfyller hensikten. Det er beskrivelsen av verdiene, hva som skal prege hvordan vi jobber sammen, atferds-koden vår, om du vil. Og det er lederprinsipper, grad av bemyndigelse – eller «Empowerment» som de sier på engelsk – hvordan vi tar beslutninger, for eksempel. Og kanskje sier vi også noe om folkene våre. Hvilken motivasjon, personlighet og evne de skal ha når de skal være med på en felles reise med formålet i bagasjen og visjonen som endestasjon.


Når vi jobber i dette systemet, der struktur og kultur samvirker, er vi en fin boble av en komfortsone. Vi har forhåpentligvis tenkt gjennom alle eventualiteter og har på plass beredskapsplaner og barrierer for uønskede hendelser. Men det skal godt gjøres å ha tenkt gjennom alt. En dag skjer det noe som vi ikke har tenkt på. Vi står i en unntakssituasjon og vi er utenfor vår fine komfortable boble.




Og det er her det tredje elementet kommer inn, nemlig unntak. Alt dette som skjer i unntakssonen – altså utenfor komfortsonen og det etablerte systemet – enten det er erfaringer, risiko, fravik, endringer, kriser, avvik eller hendelser – de er alle kilder til uønskede kvalitetskostnader. Det inkluderer også faktisk avvik fra vårt kulturelle rammeverk – der kulturen får seg en slagside fordi vi har fått inn sertifiserte drittsekker eller destruktive ledere. Eller bare det at det har bredt om seg en ukultur der det er ok å kose seg med misnøye, sutring og klaging.




I alle virksomheter svinger det mellom fungerende system i komfortsonen og unntakstilstand og mer eller mindre kaos i læringssonen. Men om hverdagen preges av brannslokking, unntakshåndtering og kaos, kan det være på tide å ta grep. Unntak skal være – nettopp unntak, ikke hverdag.


Trenger du hjelp til å konfigurere ditt system? Ta kontakt for en kvalitetsprat.



16 visninger0 kommentarer