Covid-19-pandemien tvang mange virksomheter til å ta i bruk en ekstern arbeidsmodell over natten. Kanskje har folk flest fremdeles et inntrykk av at ingenting har endret seg, og at ting snart vil gå tilbake til det normale? Faktiske data antyder noe annet. I dag er vi fortsatt ikke sikre på hva som vil skje, og de fleste eksperter sier at det vil være nye bølger som vil tvinge oss til å fortsette å holde avstand og til og med i verste fall søke tilflukt på hjemmekontoret igjen og igjen.
Så i den nåværende situasjonen må virksomheter være realistiske, tilpasse seg situasjonen og forberede seg på omstendigheter som sannsynligvis vil fortsette i lang tid. Å fortsette med en møte-opp-på-kontoret-modell kan være kontraproduktivt for mange virksomheter, da de kan befinner seg i en situasjon som hindrer de ansatte i å møte opp på kontoret nesten over natten, og dermed forhindre dem i å utføre sitt arbeid. Det er derfor nødvendig å begynne å vurdere noen alternativer som kan utgjøre forskjellen mellom suksess og fiasko i overgangen til den eksterne arbeidsmodellen.
1. OMORGANISERE VIRKSOMHETENS PROSESSER FOR Å TILPASSE SEG DEN EKSTERNE ARBEIDSMODELLEN
Det er nødvendig å kjenne alle prosessene i organisasjonen med deres informasjonsflyt, de ansvarlige og personell involvert. Det er også viktig å være sikker på hvilke prosesser som må digitaliseres og hva prioriteringene er. Bruken av et lavkodeverktøy vil tillate oss å bli mer smidige i utviklingen av programvaren vi trenger. Noen verktøy i markedet gir ikke bare funksjonene til et lavkodeverktøy, men tilbyr også ferdige løsninger som letter overgangen til eksternt arbeid.
2. DIGITALISERING AV PROSESSENS ARBEIDSFLYTER FOR Å TILPASSE SEG EKSTERNT ARBEID
Forståelig nok, når du endrer arbeidsmodeller, er det nødvendig å gjennomgå alle de prosessene som krever en face-to-face tilnærming, eller som fortsatt administreres på papir. Nye applikasjoner som inkluderer dokumenthåndtering og digitale signaturer må utvikles, slik at vi kan overvåke og kontrollere statusen til oppgavene som utføres til enhver tid.
Med andre ord, hvis vi snakker om en publiseringsprosess for et dokument, må vi sørge for at det er gjennomgått og godkjent. Hvis vi imidlertid jobber med en prosess som krever signaturer fra flere områdeledere som et trinn før toppsjefens endelige godkjenning, må vi generere en arbeidsflyt som administreres automatisk og sikrer at alle dokumenter har de relevante signaturene før de sendes til toppsjefen. Alt selvfølgelig styrt digitalt.
3. FOKUS PÅ MENNESKENE
Menneskene er kjernen i en virksomhet, og derfor må fokuset være på dem. Vi må sikre at de har tilpasset seg de nye kravene til eksternt arbeid, og at de har nødvendig utstyr for å gjøre jobben sin. Å etablere en opplæringsplan for ansatte vil lette overgangen, men å ha intuitiv programvare kan være nøkkelfaktoren for å sikre suksess. Denne programvaren bør også kontrollere arbeidsflyten og sende oppgavene til de riktige personene. Det vil også være svært viktig å ha verktøy som letter sporbarheten til oppgaveutførelsen, og som inneholder tidslinjer for å sikre at arbeidsflyten omdirigeres hvis arbeidet etter en viss tid ikke er utført.
Med riktig planlegging og riktig programvare bør overgangen til den eksterne arbeidsmodellen ikke være en hindring, og den nye modellen skal være mer effektiv enn face-to-face modellen.
4. SIKRE INTERNKOMMUNIKASJON
I dag kan ikke virksomheten kun stole på e-post og chat for å kommunisere. Et samarbeidende kommunikasjonsverktøy som Teams kan hjelpe i denne forbindelse, men en integrasjon med et lavkodet BPM-verktøy vil resultere i en optimal, samarbeidsvillig og automatisert arbeidsflyt fra start til slutt.
5. SIKRE EKSTERNT ARBEID MED VPN
I tillegg er det viktig å huske på at i et eksternt arbeidsmiljø er bedriftsnettverket tilgjengelig fra forskjellige punkter, som ikke alltid er sikkert. En VPN-tilkobling gir tilgang til organisasjonens private nettverk samtidig som eksponeringen av data minimeres. Det er mange situasjoner der passordet vårt kan fanges opp, og hvis vi øker tilkoblingspunktene, øker vi også svakhetene i nettverket.
EKSTERNT ARBEID ER ALLEREDE EN REALITET
Face-to-face arbeid er allerede en del av fortiden. Vi må akseptere at «kontoret» har opphørt å være et sted vi jobber. Det har blitt til et sted for tjenestelevering, og et samlingsrom for møter.