Hør bare hva de sier i det agile manifest:
Vi avdekker bedre måter å utvikle produkter og tjenester på ved å gjøre det og hjelpe andre med å gjøre det. Gjennom dette arbeidet har vi kommet frem til følgende prioritering:
Enkeltpersoner og interaksjoner over prosesser og verktøy
Produkter som fungerer over omfattende dokumentasjon
Samarbeid over kontraktsforhandlinger
Respondere på endring over å følge en plan
Det vil si at selv om det er verdi i det som jeg nevner til sist i hvert punkt, verdsetter vi det første mer.
Mange er nok enig i dette manifestet. Vi er ikke redde for å bryte reglene – vi engasjerer oss i «nyttig ulovlighet» eller «respektfull ulydighet». Hvordan skal vi da gjøre det – når vi som jobber med kvalitet er avhengig av og ønsker prosesser, verktøy, dokumentasjon, kontrakter, planer og klare krav?
Hver gang vi sitter med en prosess og tenker vi bør lage et krav – vi tenker at her er noe vi SKAL gjøre – da er det verd å stille følgende spørsmål:
Hva er konsekvensen av å bryte kravet?
Har vi system for å fange avvik?
Har vi god nok opplæring og trening?
Ønsker vi å ta kostnadene ved avvikshåndteringen?
Hvor stor er risikoen for å bryte kravene?
For hva er det som gjør at folk faktisk bryter et krav? Om det skjer skal vi gjøre tre kontroller.
Først må vi sjekke at de faktisk visste at det eksisterte et krav. Om de ikke var klar over kravet må vi selv ta et ansvar og sørge for at vi sprer informasjon og kunnskap. Om de visste om det, går vi videre til neste sjekk.
Hadde de ferdighetene de trengte for å gjøre arbeidet rett og i hht til kravet? Om de svarer nei på dette må vi legge til rette for trening og opplæring slik at de kan det de skal for å jobbe sikkert, trygt og selvstendig.
Men om de sier ja – de både vet og kan – da er det et noe mer tricky spørsmål. Er det sånn at de ikke VIL? Da kan det være et holdningsproblem som vi må ta på største alvor. Vi må da kanskje gi mer kontekst og være tydeligere på hvorfor akkurat dette er et krav.
Om det er slik at de både vet, kan og vil, men det fortsatt oppstår avvik, da må vi ta helt andre grep. Da må vi se om vi kan legge inn barrierer eller på andre måter «sikre» prosessen.
1 person i 1 minutt koster i gjennomsnitt ca. 20 kr – inkludert alle direkte og indirekte personalkostnader (lønn + overhead). Avvikshåndtering er en nødvendig kvalitetskostnad og en del av vårt «sikringsverk». For å rettferdiggjøre denne kostnaden bør vi - for alle krav vi stiller - dokumentere:
Risikoen som ligger til grunn for kravet
Hensikten, altså hva ønsker vi å oppnå med kravet (For eksempel øke effektivitet, ta ned risiko, gjøre det enklere, det er lovpålagt, kunden krever det etc)
Alternative måter kan vi sikre at kravet blir oppfylt på (pokayoke, automatisering, digitale virkemidler eventuelt barrierer)?
Det som skjer når et avvik blir rapportert. Har vi en «Out of Control Action Plan»? Hva skal til for å trigge en respons? Hvor kritisk er et avvik fra kravet?
Til syvende og sist tror jeg det handler om å ha så få regler og krav som mulig! Husk at det bare er «idioter» som vil jobbe i et «idiotsikret»-system, som Reed Hastings, CEO i Netflix, så elegant sier det.
Når det er sagt – det er risiko ved å bare ha anbefalinger også. Folk er som vann – de går raskeste og letteste vei. Om du gir en anbefaling vil de kreative og selvstendige finne frem sin egen metode. Det kan oppstå misforståelser og forvirring, samt spørsmål om hva som gjelder.
Den norske lederforskeren Tian Sørhaug sa at «Lederskap handler om å ta beslutning på det ureglementerte og på unntakene»
Vi må altså finne en god balanse mellom krav og anbefalinger slik at vi hjelper våre medarbeidere. Det er ikke alltid like enkelt.